Qu’est-ce qu’un système ERP ?
ERP signifie Enterprise Resources Planning. En termes simples, il s’agit d’un progiciel unique qui centralise tous les processus et toutes les informations de votre entreprise. Toutes les informations opérationnelles, commerciales et financières importantes sont regroupées dans une seule base de données et sont reliées entre elles. La gestion de votre entreprise devient ainsi plus efficace, ce qui vous permet d’économiser du temps et de l’argent.
Les entreprises qui ne disposent pas d’un système ERP utilisent généralement plusieurs applications informatiques différentes. Plusieurs bases de données, qui contiennent des doublons et des données incohérentes, sont ainsi créées.
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Pourquoi les entreprises investissent-elles dans un système ERP ?
Les systèmes ERP sont un atout majeur pour de nombreuses organisations. Les processus d’entreprise sont beaucoup plus fluides et davantage automatisés, les informations sont centralisées et, en tant qu’entrepreneur, vous avez une vision claire de vos activités.
Ci-dessous, vous trouverez un aperçu des principaux avantages d’un logiciel ERP :
1. Coûts informatiques ciblés et univoques
Bien que le logiciel ERP représente un investissement important pour de nombreuses entreprises, il peut rassembler vos coûts informatiques et améliorer l’efficacité de votre entreprise. Au lieu de consacrer des ressources telles que le personnel, l’infrastructure, les formations, l’assistance et les licences à plusieurs programmes, vous pouvez rassembler tous les coûts dans un seul logiciel central. La centralisation du logiciel permet aux utilisateurs finaux de ne devoir maîtriser qu’un seul système. Vous pouvez ainsi réaliser des économies au niveau informatique.
2. Un aperçu cohérent et centralisé
Cet avantage est un des principaux arguments de vente d’un logiciel ERP. Bien que chaque département (représentants, comptables, magasiniers, techniciens sur la route, etc.) utilise ses propres écrans/applications, un système ERP fait en sorte que ces données communiquent entre elles et soient enregistrées dans la même base de données. Lorsqu’un représentant vend quelque chose, cela a des répercussions sur votre chiffre d’affaires, votre stock, vos achats éventuels, votre planning de livraison et, finalement, la facturation. Un logiciel ERP tient ces informations à jour en temps réel, automatise différents processus et assiste l’utilisateur dans certaines décisions.
Encore un exemple concret. Vous contrôlez régulièrement le stock de vos produits ou de vos pièces. Pour cela, vous disposez de nombreuses données pertinentes : quantité en stock, date de la prochaine livraison du fabricant, quantité réservée pour des clients, niveau des ventes de ce produit à cette période de l’année, etc.
Le logiciel ERP vous aide à prendre des décisions rapidement et en toute confiance, car vous êtes certain de disposer chaque fois d’une vue d’ensemble.
3. Meilleure compréhension et rapports clairs
Outre un meilleur aperçu, vous disposez, en tant qu’entrepreneur, d’une vision claire de votre entreprise. Une source de vérité à travers les différents départements. Ces informations sont précieuses pour vous en tant que manager – mais aussi pour les collaborateurs – afin de prendre les bonnes décisions pour l’avenir. Si vous disposez d’un lien avec votre logiciel comptable, vous pouvez également consulter un aperçu en temps réel du résultat financier.
De nombreux fournisseurs de logiciels ERP proposent un lien avec un outil de BI (business intelligence). Cet outil vous permet de créer rapidement des rapports sur mesure et de présenter les données de manière visuelle.
4. Flexible et évolutif
La plupart des systèmes ERP modernes possèdent une structure modulaire. Les fournisseurs informatiques proposent une base qui peut être étendue selon les différents besoins. De cette manière, vous sélectionnez ce qui est essentiel pour votre entreprise et vous n’achetez pas un système lourd et complexe dont la plupart des fonctionnalités vous sont inutiles.
La mise en œuvre est un autre aspect important. Les deux méthodes les plus courantes aujourd’hui sont soit sur site (localement), soit dans le cloud. Avec un système local, le logiciel est placé sur un serveur au sein de l’entreprise. Les collaborateurs se connectent ensuite à ce serveur pour accéder au système ERP. Avec un système dans le cloud, tout est entièrement traité hors site, en général par le fournisseur du système ERP. Les deux méthodes présentent des avantages et des inconvénients.
Par ailleurs, le système ERP doit pouvoir évoluer avec l’entreprise. Si vous agrandissez votre fichier clients, si vous abordez de nouveaux marchés, si vous lancez de nouveaux produits, etc., votre système ERP doit lui aussi « monter en gamme ». Pour ce faire, vous pouvez vous adresser au fournisseur informatique adéquat.
5. Gain d’efficacité important
Un bon système ERP peut réduire considérablement le temps dont votre personnel a besoin pour exécuter ses tâches quotidiennes. Les processus répétitifs et manuels sont réduits au minimum. Les travailleurs peuvent ainsi se concentrer sur vos clients et/ou sur les tâches qui influencent directement votre chiffre d’affaires.
Avec un système ERP, chaque collaborateur a accès sur demande à la mine de données de toute l’entreprise, ce qui lui permet de visualiser l’ensemble. Vos collaborateurs disposent ainsi des outils dont ils ont besoin pour prendre des décisions proactives tout en se sentant plus valorisés. L’effet net sur votre entreprise est une augmentation de l’efficacité et une réduction des coûts opérationnels en termes de suivi manuel des données, ainsi qu’une plus grande implication des collaborateurs.
Un logiciel spécifique au secteur peut également aider votre entreprise à mettre en œuvre les « processus de meilleures pratiques » existantes dans votre industrie. Les fournisseurs de systèmes ERP expérimentés peuvent vous faire profiter des vastes connaissances et du grand savoir-faire qu’ils ont acquis au fil des années. Ces processus fournissent des résultats cohérents qui vous permettent d’améliorer en permanence la manière dont vous gérez votre organisation. Comme de nombreux processus sont automatisés, les erreurs et les coûts sont considérablement réduits. En conséquence, il y a moins de frictions et une meilleure synergie entre les départements.
Des technologies avancées telles que l’intelligence artificielle, l’Internet des objets, l’apprentissage automatique, etc. soutiennent cette automatisation des processus et sont d’ores et déjà utilisées dans des applications ERP.
6. Service à la clientèle
Vos clients profitent aussi des avantages du système ERP. Vos informations clients sont rationalisées et sont rassemblées à un seul endroit. Votre équipe de vente peut se concentrer sur l’établissement et le maintien de bonnes relations au lieu de consacrer son temps à des tâches administratives inutiles. En fin de compte, c’est l’une des principales préoccupations d’une entreprise : l’acquisition et la rétention de clients.
La plupart des logiciels d’entreprise prennent également en charge l’intégration de l’e-commerce. Cela signifie que votre entreprise est prête à gérer le traitement des commandes et les interactions des clients en ligne. En d’autres termes, elle est prête à être présente sur tous les canaux.. Les clients en ligne sont désormais une chose habituelle…
7. Protection des données
Encore un argument très fort en faveur d’un système ERP. De nombreuses informations sont réparties à travers les différents silos de votre entreprise : service clientèle, vente, entrepôt, comptabilité, etc. Dans un système ERP, vous pouvez déterminer qui a accès à quelles informations et peut les modifier. De nombreuses solutions ERP peuvent aller très loin en la matière, jusqu’au niveau d’un bouton.
Un programme ERP vous aide également à maintenir un niveau élevé de protection des données. Car il n’y a qu’un seul système de saisie. La fusion des informations de plusieurs systèmes engendre souvent des conflits. Cependant, si vous disposez d’un seul emplacement de stockage pour vos données, vous favorisez leur exactitude, leur cohérence et leur sécurité.
Les systèmes ERP, tant sur site que dans le cloud, offrent à votre organisation un niveau de protection plus élevé. Le système de base de données sur lequel tourne le logiciel ERP permet également de réaliser des sauvegardes centralisées de vos données critiques et sensibles. Malgré ce que beaucoup pensent, les systèmes ERP basés dans le cloud peuvent offrir un niveau de protection supplémentaire. Comme toutes les données de votre entreprise sont gérées via le cloud, de nombreux fournisseurs emploient des experts en sécurité 24 heures sur 24 pour garantir la protection de leurs serveurs.
8. Simplification du respect de la réglementation et/ou de la législation
Un des plus grands défis des entrepreneurs est de se conformer à toutes les réglementations et législations. Le maintien d’une rigueur parfaite dans votre administration financière n’est pas particulièrement simple, mais il est indispensable. Les systèmes ERP vous aident à respecter la réglementation grâce à des données sûres et validées, associées à des rapports intégrés.
La législation a été modifiée ? Dans ce cas, les fournisseurs de systèmes ERP réagissent de manière proactive et de nouvelles mises à jour du logiciel sont publiées. Vous en êtes informé immédiatement.
9. Amélioration de la chaîne d’approvisionnement
Dans les entreprises actives dans le transport de marchandises physiques et la production, un système ERP consolide la chaîne d’approvisionnement de différentes manières. Cette amélioration se traduit par des délais de traitement plus courts, des livraisons plus ponctuelles et de nombreux autres avantages qui améliorent le fonctionnement global et le succès de votre entreprise.
Une plate-forme ERP bien conçue permet d’améliorer votre chaîne d’approvisionnement et de la rendre plus réactive, grâce à une amélioration des prévisions de la demande, de la gestion des stocks, des achats et bien plus encore. Une chaîne d’approvisionnement rationalisée facilite également les innovations de production qui peuvent vous aider à réduire les coûts et à développer de nouveaux produits qui procurent à votre entreprise l’avantage concurrentiel dont elle a besoin pour garder une longueur d’avance.
En outre, un système ERP peut améliorer considérablement la rentabilité et réduire les excédents de stock et de production. Une vue uniforme des schémas de vente, de production et de livraison permet d’optimiser le niveau de stock.
10. Évolutivité
Pour garantir le succès de votre entreprise, vous devez surveiller l’avenir. Trop souvent, les entreprises ne planifient pas correctement et souffrent de graves problèmes de croissance qui entravent leur progression. Disposer d’un système capable de soutenir efficacement la croissance de votre entreprise est extrêmement important.
L’ajout de nouvelles fonctionnalités en fonction de la croissance de votre entreprise est possible auprès du fournisseur de systèmes ERP adéquat. De bons accords et une bonne communication sont indispensables à cet égard.
Y a-t-il aussi des inconvénients ?
Parallèlement aux avantages, les systèmes ERP possèdent aussi souvent des inconvénients et/ou des risques. Beaucoup dépend des attentes, de la solution ERP et du fournisseur de celle-ci.
Voici quelques éléments à prendre en compte :
1. Le coût
La mise en œuvre et la mise en place d’un nouveau système peuvent nécessiter un effort non négligeable. Heureusement, en tant qu’entreprise, vous avez la possibilité d’influencer considérablement ce point. Prenez le temps de vous informer, comparez les systèmes et choisissez un fournisseur qui a déjà fait ses preuves auprès d’organisations similaires. De bons accords et une bonne communication sont les éléments principaux à cet égard.
2. Mise en œuvre et maintenance
Bien que le logiciel représente à lui seul un investissement important, les entreprises doivent tenir compte du coût de la main-d’œuvre et du temps nécessaires à une mise en œuvre réussie. Vos collaborateurs doivent suivre des formations et apprendre à connaître le système. En outre, toute l’infrastructure doit être installée et sécurisée. Un bon partenaire informatique peut vous aider, rendre ce processus aussi efficace que possible et vous donner au préalable une estimation du coût.
De nombreux fournisseurs de systèmes ERP demandent souvent un coût de licence annuel fixe pour les nouvelles mises à jour et l’assistance lors de l’utilisation du programme. Ils investissent en effet aussi chaque année des ressources pour continuer à prendre en charge votre programme et aider vos collaborateurs en cas de problèmes éventuels.
Aujourd’hui, il existe de nombreux systèmes SaaS (Software as a Service). Les fournisseurs informatiques proposent leur logiciel selon un modèle de location. L’investissement initial est ainsi minimisé et permet aux entrepreneurs de répartir les coûts. Des investissements lourds en matériel et en formation sont moins souvent nécessaires.
3. Travail sur mesure
Le travail sur mesure est l’un des aspects les plus appréciés des logiciels ERP, mais il comporte quelques risques. L’adaptation de votre logiciel nécessite du temps, des efforts, de l’expertise et de l’argent. Trop souvent, les entreprises sous-estiment les ressources nécessaires et ne finalisent pas leur adaptation ou dépassent largement le budget. Le travail sur mesure peut avoir pour conséquence que les meilleures pratiques intégrées dans le système ne fonctionnent plus de manière optimale et que, pour certains fournisseurs, il sera plus difficile de passer à la « version suivante » à l’avenir.
À nouveau, une bonne analyse, de bons accords et une bonne communication sont extrêmement importants à cet égard.
4. Complexité
Un système ERP offre souvent de nombreuses possibilités, mais cela signifie aussi que le logiciel peut être complexe et moins convivial. Certaines entreprises investissent souvent dans des systèmes trop grands ou trop compliqués pour leurs processus, ce qui donne lieu à un retour sur investissement peu satisfaisant. Les travailleurs ne sont dès lors pas particulièrement enclins à utiliser le système au quotidien.
Évitez les systèmes qui offrent plus de fonctionnalités que ce dont vous avez besoin, mais gardez également l’avenir à l’esprit… Investissez dans une formation appropriée des utilisateurs, basée sur leur rôle spécifique au sein de l’entreprise. Désignez plusieurs utilisateurs-clés qui peuvent suivre toutes les formations et qui connaissent le système à 100 %.
Devez-vous investir dans un (autre) système ERP ou pas ?
Lorsque vous prenez une décision à ce sujet, il est important de peser les avantages et les inconvénients. Même si votre entreprise dispose déjà d’un système ERP, vous pouvez vérifier si celui-ci répond toujours aux attentes et si vous bénéficiez des avantages proposés.
Pour la plupart des entreprises, les avantages sont plus importants. Un système ERP fort offre des perspectives à long terme, du temps et de la marge pour évoluer. Un logiciel d’entreprise vous aide à réduire les frais généraux au minimum et à rendre votre entreprise plus rentable.
