Optimaliseer uw workflow met digitaal documentenbeheer
In uw bedrijf zijn er talloze documenten in omloop, zowel digitaal als op papier. Deze variëren van bijlagen in e-mails tot ondertekende offertes, aankoopfacturen, arbeidscontracten, prijslijsten, enz. Zonder een georganiseerd systeem bevinden deze documenten zich op verschillende locaties doorheen uw bedrijf. Dit zorgt voor inefficiëntie, tijdsverlies en het risico dat bepaalde documenten verloren gaan of in verkeerde handen belanden.
Initeam ontwikkelde ‘Inidocs’, een online documentenbeheersysteem, dat een oplossing biedt voor deze problematiek.
Wat is Digitaal Documentenbeheer?
Digitaal documentenbeheer is een essentieel onderdeel van moderne bedrijfsvoering. Door documenten digitaal te beheren, kunnen bedrijven hun workflow optimaliseren, kosten verlagen en de efficiëntie verhogen. Een digitaal documentbeheer systeem (DMS) maakt het mogelijk om documenten veilig op te slaan, eenvoudig terug te vinden en te delen binnen een organisatie.
Deze klanten doen beroep op onze IT-diensten!
Zij werken al digitaal.
Voordelen van elektronisch documentbeheer
- Toegankelijkheid: Documenten zijn gemakkelijk toegankelijk vanaf elke locatie en op elk moment. Dit is essentieel voor teams die op verschillende locaties werken (thuis en op kantoor) of medewerkers die regelmatig onderweg zijn.
- Veiligheid: Digitale documenten kunnen worden beveiligd met encryptie, wachtwoorden en gebruikersrechten, waardoor de kans op ongeautoriseerde toegang of verlies van gevoelige informatie wordt verminderd.
- Efficiëntie & kostenbesparing: Digitaal documentbeheer elimineert de noodzaak van fysieke opslagruimtes en bespaart tijd bij het zoeken naar documenten. Dankzij het documentenbeheer hebben medewerkers altijd toegang tot de meest recente versie van elk document.
Voordelen Inidocs documentenbeheer
- Gebruiksvriendelijk: De software is makkelijk toegankelijk via de internetbrowser, wat betekent dat er geen extra installatie of speciale configuratie nodig is. Dit zorgt ervoor dat gebruikers snel en eenvoudig aan de slag kunnen.
- Open architectuur: Dankzij de open architectuur is het systeem flexibel en schaalbaar. Dit maakt het eenvoudig om te integreren met andere systemen en applicaties.
- Veilig: Inidocs biedt robuuste beveiligingsmaatregelen om ervoor te zorgen dat alle documenten en gegevens beschermd zijn tegen ongeautoriseerde toegang. Dit omvat regelmatige back-ups en toegang op basis van rollen, waardoor alleen geautoriseerde gebruikers toegang hebben tot gevoelige informatie.
Wat is het verschil met Google Drive of OneDrive?
Cloudopslagdiensten zoals Google Drive en OneDrive zijn gebruiksvriendelijke en kostenefficiënte basisoplossingen, ideaal voor specifieke toepassingen en particulieren. Een specifiek ontwikkeld documentbeheer biedt uw organisatie echter verbeterde mogelijkheden voor het opzoeken en beveiligen van documenten. Daarnaast maakt het integraties met uw boekhouding en/of ERP-software mogelijk, wat de potentiële opbrengst voor uw bedrijf aanzienlijk kan vergroten.
Wilt u ook digitaliseren?
Laat uw gegevens na, wij contacteren u zo snel mogelijk!
