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Cosa significa ERP?

ERP sta per Enterprise Resource Planning. In altre parole, questo è un pacchetto software che centralizza tutti i processi e le informazioni della tua azienda. Tutte le informazioni operative, commerciali e finanziarie importanti si trovano in un database e sono collegate tra loro. Ciò garantisce operazioni aziendali più efficaci che fanno risparmiare tempo e costi all'azienda.

Le aziende che non dispongono di un sistema ERP di solito lavorano con diverse applicazioni IT. Questo crea diversi database con dati duplicati e dati incoerenti.

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Perché le aziende investono in un sistema ERP

I sistemi ERP sono una risorsa importante per molte organizzazioni. I processi aziendali funzionano in modo molto più fluido e automatico, le informazioni sono in un luogo centralizzato e come imprenditore hai una visione chiara della tua attività.

Di seguito troverai una panoramica dei maggiori vantaggi di un pacchetto ERP:

1. Costi IT mirati e univoci

Sebbene il software ERP sia un investimento importante per molte aziende, può raggruppare i costi IT e migliorare l'efficienza della tua attività. Invece di spendere risorse come personale, infrastrutture, formazione, supporto e licenze su più programmi, puoi riassumere tutti i costi in un unico software centrale. La centralizzazione del software garantisce che gli utenti finali debbano padroneggiare un solo sistema. In questo modo puoi anche risparmiare sull'IT.

2. Una visione panoramica coerente e centralizzata

Questo vantaggio è uno dei maggiori punti di forza del software ERP. Nonostante ogni reparto (rappresentanti, commercialisti, magazzinieri, tecnici in trasferta, ...) lavori con proprie schermate/applicazioni, un sistema ERP fa in modo che questi dati comunichino tra loro e vengano archiviati nello stesso database. Quando un rappresentante di vendita vende qualcosa, influisce sulle entrate, sull'inventario, su qualsiasi acquisto, programma di consegna e alla fine deve essere fatturato. Un ERP tiene traccia di queste informazioni in tempo reale, automatizza vari processi e supporta l'utente in determinate decisioni.

Un altro esempio concreto. Controlli regolarmente lo stock dei tuoi prodotti o dei semilavorati. Ci sono molti dati rilevanti per questo: numero in magazzino, quando arriverà la prossima consegna dal produttore, quanti sono riservati ai clienti, questo prodotto vende bene in questo periodo dell'anno, ...

ERP ti aiuta a prendere decisioni in modo rapido e sicuro, perché puoi essere sicuro di vedere sempre il quadro completo.

3. Migliore visione e report chiari

3. Migliore visione e reportistica chiara

Oltre a una migliore panoramica, tu come imprenditore hai una visione chiara della tua azienda. Una visione chiara tra i diversi dipartimenti. Queste informazioni sono preziose per te come manager, ma anche per i dipendenti, per prendere le giuste decisioni per il futuro. Se hai un collegamento con il tuo pacchetto di contabilità, hai immediatamente una panoramica in tempo reale del risultato finanziario.

Molti fornitori ERP offrono un collegamento con uno strumento di BI (business intelligence). Grazie a questo strumento, puoi creare rapidamente report personalizzati e presentare i dati in modo visivo.

Microsoft Power BI Microsoft Power BI

4. Flessibile e scalabile

La maggior parte dei moderni sistemi ERP ha una struttura modulare. I fornitori IT forniscono una base che può essere ulteriormente ampliata in base alle diverse esigenze. In questo modo selezioni ciò che è o non è essenziale per la tua azienda e non acquisti un sistema ingombrante e complesso di cui la maggior parte delle funzionalità non ti serve.

Un altro aspetto è l'implementazione. I due modi più comuni oggi sono on-premise (locale) o nel cloud. Con un sistema locale, il software è collocato su un server all'interno dell'azienda. I dipendenti quindi accedono a questo server per accedere all'ERP. Con un sistema in cloud, tutto viene gestito completamente off-site, solitamente dal fornitore ERP. Entrambi i sistemi presentano vantaggi e svantaggi.

Inoltre, anche il sistema ERP deve poter crescere con l'azienda. Se espandi la base di clienti, attingi a nuovi mercati, lancia nuovi prodotti, ... anche il tuo ERP deve essere "upscale". Questo può essere fatto con il fornitore IT giusto.

5. Aumento tangibile di efficienza

Un buon sistema ERP può ridurre significativamente il tempo necessario al personale per svolgere le proprie attività quotidiane. I processi ripetitivi e manuali sono ridotti al minimo. Ciò consente ai dipendenti di concentrarsi sui clienti e/o sulle attività che hanno un impatto diretto sulle entrate.

Con un sistema ERP, ogni dipendente ha accesso su richiesta all'intera ricchezza di dati dell'azienda, consentendo loro di vedere il quadro generale. Questo a sua volta offre ai tuoi dipendenti gli strumenti di cui hanno bisogno per prendere decisioni proattive sentendosi più apprezzati. L'effetto netto sulla tua attività è una maggiore efficienza e costi operativi inferiori in termini di tracciamento manuale dei dati, nonché un maggiore coinvolgimento dei dipendenti.

Il software specifico del settore può anche aiutare la tua azienda a implementare i processi di best practice esistenti nel tuo settore. I fornitori ERP con esperienza possono trasmettere molte conoscenze e know-how che hanno accumulato nel corso degli anni. Questi processi forniscono risultati coerenti che ti consentono di migliorare continuamente il modo in cui gestisci la tua organizzazione. Poiché molti processi sono automatizzati, errori e costi sono notevolmente ridotti. Di conseguenza, c'è meno attrito e una migliore sinergia tra i reparti.

Tecnologie avanzate come l'intelligenza artificiale, l'Internet Of Things, l'apprendimento automatico, ecc. supportano questa automazione dei processi e sono già utilizzate oggi nelle applicazioni ERP.

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6. Customer service

Anche i tuoi clienti beneficiano dei vantaggi del sistema ERP. Le informazioni sui clienti sono semplificate e sono sempre in un unico posto. Il tuo team di vendita può concentrarsi sulla costruzione e sul mantenimento di buoni rapporti invece di dedicare il proprio tempo a un'amministrazione non necessaria. Alla fine della giornata, questa è una delle cose più importanti di cui un'azienda dovrebbe preoccuparsi: acquisire e fidelizzare i clienti.

La maggior parte dei software aziendali supporta anche l'integrazione dell'e-commerce. Ciò significa che la tua azienda è pronta a gestire l'elaborazione degli ordini basata sul Web e le interazioni con i clienti. in altre parole poter raccontare una storia omnicanale. I clienti online sono già un po' abituati a...

7. La sicurezza dei dati

Un altro argomento molto forte a favore di un sistema ERP. Vengono condivise molte informazioni sui diversi silos della tua azienda: servizio clienti, vendite, magazzino, contabilità, ... All'interno di un sistema ERP puoi determinare chi può vedere quali informazioni e chi è autorizzato a modificarle. Molte soluzioni ERP possono andare molto lontano in questo, fino al livello di un pulsante.

Un programma ERP ti aiuta anche a mantenere un alto livello di sicurezza dei dati. Alla fine c'è un solo sistema di accesso. L'unione di informazioni provenienti da più sistemi spesso causa conflitti. Tuttavia, avere un unico repository per i tuoi dati ne facilita l'accuratezza, la coerenza e la sicurezza.

Sia i sistemi ERP on-premise che quelli basati su cloud forniscono alla tua organizzazione un grado di sicurezza più elevato. Il sistema di database su cui viene eseguito il software ERP consente anche backup centralizzati dei dati critici e sensibili. I sistemi ERP basati su cloud, nonostante la credenza popolare, possono fornire un ulteriore livello di sicurezza. Poiché tutti i dati della tua azienda sono gestiti tramite il cloud, molti fornitori impiegano esperti di sicurezza 24 ore al giorno per garantire che i loro server siano protetti.

8. Conformità normativa e/o legale semplificata

Una delle sfide più grandi per gli imprenditori è rispettare tutte le normative e la legislazione. Mantenere una perfetta accuratezza nei tuoi registri finanziari non è esattamente facile, ma deve essere fatto. Gli ERP aiutano con la conformità normativa con dati sicuri e convalidati, combinati con report integrati.

Ci sono cambiamenti nella normativa? Quindi i fornitori ERP rispondono in modo proattivo e vengono rilasciati nuovi aggiornamenti per il software. Riceverai informazioni in merito e sarai immediatamente informato.

9. Supply chain migliorata

Per le aziende coinvolte nella movimentazione di beni fisici e nella produzione, un sistema ERP rafforza la catena di approvvigionamento in diversi modi. Questo miglioramento si traduce in tempi di consegna ridotti, consegne più puntuali e molti altri vantaggi che migliorano il funzionamento generale e il successo della tua attività.

Attraverso una piattaforma ERP ben progettata, la tua catena di approvvigionamento può diventare migliore e più reattiva con una migliore previsione della domanda, gestione dell'inventario, acquisti e altro ancora. Una catena di approvvigionamento semplificata facilita anche le innovazioni di produzione, che possono aiutarti a ridurre i costi e sviluppare nuovi prodotti che diano alla tua azienda il vantaggio competitivo di cui ha bisogno per stare al passo.

Inoltre, un sistema ERP può migliorare notevolmente la redditività e ridurre le scorte e la produzione in eccesso. Con una visione uniforme dei programmi di vendita, produzione e consegna, è possibile ottimizzare i livelli delle scorte.

10. ‘Scalabilty’

Per garantire il successo della tua attività, bisogna essere preparati per il futuro. Troppo spesso le aziende non riescono a pianificare bene e sperimentano gravi problemi di crescita che ne ostacolano il progresso. Avere un sistema in grado di supportare in modo efficiente la crescita della tua attività è fondamentale.

Aggiungere nuove funzionalità in funzione della crescita della tua azienda è possibile con il giusto fornitore ERP. Buoni accordi e comunicazione sono indispensabili in questo senso.

quali sono i possibili svantaggi?

Oltre ai vantaggi, i sistemi ERP possono presentare degli inconvenienti e/o rischi. Molto dipende dalle aspettative, dalla soluzione ERP e dal fornitore.

Di seguito sono riportate alcune cose da tenere a mente:

1. I costi

L'implementazione e la creazione di un nuovo sistema possono richiedere uno sforzo non indifferente. Come azienda puoi esercitare una grande influenza su questo. Investi tempo per informarti, confrontare i sistemi e scegliere un fornitore che ha già dimostrato i suoi servizi presso organizzazioni simili. Buoni accordi e comunicazione sono i fattori più importanti qui.

2. Implementazione e manutenzione

Sebbene il software sia un investimento importante, le aziende devono considerare il costo della manodopera e il tempo necessari per un'implementazione di successo. I tuoi dipendenti devono seguire corsi di formazione e acquisire familiarità con il sistema. Inoltre, tutta l'infrastruttura deve essere installata e protetta. Un buon partner IT può supportarti in questo, far funzionare questo processo nel modo più efficiente possibile e fornirti una stima dei costi in anticipo.

Molti fornitori ERP spesso addebitano anche un canone di licenza fisso all'anno per nuovi aggiornamenti e supporto durante l'utilizzo del programma. Dopotutto, investono anche risorse annualmente per continuare a supportare il tuo programma e per aiutare i tuoi dipendenti in caso di problemi.

Oggi esistono anche molti sistemi SaaS (Software As A Service). I fornitori IT offrono il loro software sulla base di un modello di noleggio. L'investimento iniziale è così ridotto al minimo e offre agli imprenditori la possibilità di ripartire i costi. Gli investimenti pesanti in hardware e formazione sono richiesti meno spesso.

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3. Su misura

La personalizzazione è uno degli aspetti più apprezzati del software ERP, ma comporta alcuni rischi. La personalizzazione del software richiede tempo, impegno, esperienza e denaro. Troppo spesso le aziende sottovalutano la quantità di risorse necessarie e non completano la personalizzazione o superano il budget. La personalizzazione può far sì che le best practice integrate nel sistema non funzionino più in modo ottimale e, per alcuni fornitori, potrebbe diventare più difficile passare alla versione successiva in futuro.

Di nuovo: una buona analisi, accordi e comunicazione sono fondamentali.

4. Complessità

Un ERP offre spesso molte possibilità, ma ciò significa anche che il software può essere complesso e meno intuitivo. Alcune aziende spesso investono in sistemi troppo grandi o complessi per i loro processi, con conseguente scarso ROI. I dipendenti non sono quindi troppo desiderosi di utilizzare il sistema su base giornaliera.

Evita i sistemi sovradimensionati ma pensa anche al futuro... Investi in una solida formazione degli utenti in base al loro ruolo specifico all'interno dell'azienda. Indica un numero di utenti chiave che possono seguire tutti i corsi di formazione e che conoscono il sistema al 100%.

Dovresti investire in (un altro) ERP?

Quando si prende una decisione in merito, è importante valutare sia i pro che i contro. Anche se la tua azienda ha già un sistema ERP, puoi fare delle valutazioni per vedere se soddisfa ancora le aspettative e ottieni i benefici proposti.

Per la maggior parte delle aziende, i benefici superano gli inconvenienti. Un sistema ERP moderno e strutturato offre prospettive a lungo termine, tempo e spazio per crescere. Il software aziendale ti aiuta a ridurre al minimo le spese generali e a rendere la tua attività più redditizia.

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