Wat is een ERP?
ERP staat voor Enterprise Resources Planning. In gewone mensentaal is dit één softwarepakket die alle processen en informatie van uw bedrijf centraliseert. Alle belangrijke operationele, commerciële en financiële informatie bevindt zich op één database en is met elkaar gekoppeld. Dit zorgt voor een effectievere bedrijfsvoering die de onderneming tijd en kosten bespaart.
Bedrijven die niet over een ERP systeem beschikken, werken meestal met meerdere diverse informatica toepassingen. Zo ontstaan er verschillende databases met dubbele gegevens en inconsistente data.
Delen op
Waarom investeren bedrijven in een ERP systeem
ERP systemen zijn een grote troef voor vele organisaties. Bedrijfsprocessen lopen een stuk vlotter en automatischer, informatie bevindt zich op een gecentraliseerde plaats en u krijgt als een ondernemer een duidelijk zicht op uw business.
Hieronder krijgt u een overzicht van de grootste voordelen van een ERP pakket:
1. Gerichte en éénduidige IT kosten
Hoewel ERP software voor veel bedrijven een grote investering is, kan het uw IT-kosten bundelen en de efficiëntie van uw bedrijf verbeteren. In plaats van middelen zoals personeel, infrastructuur, opleidingen, ondersteuning en licenties te spenderen aan meerdere programma’s, kunt u alle kosten samenvatten in één centrale software. Het centraliseren van de software zorgt ervoor dat eindgebruikers slechts één systeem moeten beheersen. Zo kunt u zelfs op IT besparen.
2. Een consistent en gecentraliseerd overzicht
Dit voordeel is één van de grootste verkoopargumenten voor ERP software. Hoewel iedere afdeling (vertegenwoordigers, boekhouders, magazijniers, techniekers op de baan, …) werkt met zijn eigen schermen/toepassingen zorgt een ERP systeem ervoor dat deze data met elkaar communiceren en opgeslagen worden op dezelfde database. Wanneer een vertegenwoordiger iets verkoopt, heeft dit invloed op uw omzet, voorraad, eventuele aankoop, leveringsplanning en moet dit uiteindelijk ook gefactureerd worden. Een ERP houdt deze informatie in real-time bij, automatiseert verschillende processen en ondersteunt de gebruiker bij bepaalde beslissingen.
Nog een concreet voorbeeld. U controleert op regelmatige basis de voorraad van uw producten of onderdelen. Hiervoor bestaan er heel wat relevante gegevens: aantal in stock, wanneer komt de volgende levering van de fabrikant binnen, hoeveel zijn er gereserveerd voor klanten, verkoopt dit product goed in deze periode van het jaar, …
ERP helpt u om snel en in alle vertrouwen beslissingen te maken, omdat u er zeker van bent dat u telkens het complete plaatje ziet.
3. Een beter inzicht en duidelijke rapportage
Naast een beter overzicht krijgt u als ondernemer een duidelijk inzicht op uw onderneming. Eén bron van waarheid over de verschillende afdelingen heen. Deze informatie is waardevol voor u als manager, maar ook voor werknemers, om de juiste beslissingen te nemen voor de toekomst. Als u over een koppeling beschikt met uw boekhoudpakket, heeft u meteen ook een real-time overzicht van het financiële resultaat.
Veel ERP leveranciers bieden een koppeling aan met een BI (business intelligence) tool. Dankzij deze tool maakt u snel rapportjes aan op maat en presenteert u gegevens op een visuele manier.
4. Flexibel en schaalbaar
De meeste moderne ERP systemen hebben een modulaire opbouw. IT-leveranciers bieden een basis die verder uitgebreid kan worden volgens de verschillende behoeftes. Op deze manier selecteert u wat al dan niet essentieel is voor uw bedrijf en koopt u geen log, complex systeem waarvan u de meeste functionaliteiten niet nodig heeft.
Een ander aspect is de implementatie. De twee meest voorkomende manieren vandaag zijn ofwel on-premise (lokaal) of in de cloud. Met een lokaal systeem wordt de software geplaatst op een server binnen het bedrijf. Werknemers loggen vervolgens in op deze server om toegang te krijgen tot het ERP. Met een systeem in de cloud wordt alles volledig off-site afgehandeld, meestal door de ERP leverancier. Beide systemen hebben voor- en nadelen.
Verder moet het ERP systeem ook kunnen meegroeien met het bedrijf. Als u het klantenbestand uitbreidt, nieuwe markten aanboort, nieuwe producten lanceert, … moet uw ERP mee ‘upscalen’. Dit kan bij de juiste IT-leverancier.
5. Sterke winst op efficiëntie
Een goed ERP systeem kan de tijd die uw personeel nodig heeft om hun dagelijkse activiteiten uit te voeren aanzienlijk reduceren. Repetitieve en handmatige processen worden tot een minimum beperkt. Werknemers kunnen zich zo concentreren op uw klanten en/of taken die een directe invloed hebben op uw omzet.
Met een ERP-systeem heeft elke werknemer on-demand toegang tot de schat aan gegevens van het hele bedrijf, waardoor ze het grote geheel kunnen zien. Dit geeft uw medewerkers op hun beurt de tools die ze nodig hebben om proactieve beslissingen te nemen, terwijl ze zich meer gewaardeerd voelen. Het netto-effect op uw bedrijf is een verhoogde efficiëntie en lagere operationele kosten op vlak van handmatige datatracering, evenals een grotere betrokkenheid van werknemers.
Sectorspecifieke software kan uw bedrijf ook helpen om bestaande ‘best-practice-processen’, in uw industrie, te implementeren. ERP-leveranciers met ervaring kunnen u heel wat kennis en knowhow doorspelen die ze in de loop van de jaren hebben opgebouwd. Deze processen leveren consistente resultaten op waarmee u de manier waarop u uw organisatie bestuurt, voortdurend kunt verbeteren. Omdat veel processen geautomatiseerd zijn, worden fouten en kosten sterk verminderd. Als gevolg hiervan is er minder wrijving en verbeterde synergie tussen afdelingen.
Geavanceerde technologieën zoals Artificiële Intelligentie, Internet Of Things, machine learning, … ondersteunen deze procesautomatisering en worden vandaag al in ERP toepassingen toegepast.
6. Customer service
Uw klanten profiteren mee van de voordelen van het ERP- systeem. Uw klantinformatie is gestroomlijnd en bevindt zich telkens op één plaats. Uw verkoopteam kan zich concentreren op het bouwen en onderhouden van goede relaties i.p.v. hun tijd te spenderen aan onnodige administratie. Op het einde van de dag is dit één van de belangrijkste zaken waar een bedrijf zich zorgen over moet maken: het werven en behouden van klanten.
De meeste bedrijfssoftware ondersteunen ook eCommerce integratie. Dit betekent dat uw bedrijf klaar is om webgebaseerde orderverwerking en klantinteracties af te handelen. M.a.w. om een omnichannel verhaal te kunnen brengen. Online klanten zijn ondertussen al wat gewoon…
7. Gegevensbeveiliging
Opnieuw een heel sterk argument ten gunste van een ERP-systeem. Veel informatie wordt gedeeld over de verschillende silo’s van uw bedrijf: klantenservice, verkoop, magazijnier, boekhouder, … Binnen een ERP-systeem kunt u bepalen wie welke informatie kan zien en deze mag bewerken. Veel ERP-oplossingen kunnen hier heel ver in gaan, tot op het niveau van een knop.
Een ERP-programma helpt u ook om een hoog niveau van gegevensbeveiliging te handhaven. Er is uiteindelijk maar één invoersysteem. Het samenvoegen van informatie van meerdere systemen veroorzaakt vaak conflicten. Als u echter één opslagplaats heeft voor uw data faciliteert dit de nauwkeurigheid, consistentie en beveiliging hiervan.
Zowel on-premise als cloudgebaseerde ERP-systemen bieden uw organisatie een hogere mate van beveiliging. Het databasesysteem waar de ERP-software op draait, maakt ook gecentraliseerde back-ups van uw kritieke en gevoelige gegevens mogelijk. Cloudgebaseerde ERP-systemen kunnen, ondanks wat veel mensen denken, een extra beveiligingslaag bieden. Aangezien alle gegevens van uw bedrijf via de cloud worden beheerd, hebben veel leveranciers 24 uur per dag beveiligingsexperts in dienst om ervoor te zorgen dat hun servers worden beschermd.
8. Vereenvoudigde naleving van de regel- en/of wetgeving
Eén van de grootste uitdagingen van ondernemers is het voldoen aan alle regel- en wetgevingen. Het handhaven van een perfecte nauwkeurigheid binnen uw financiële administratie is niet bepaald eenvoudig, maar moet toch gebeuren. ERP's helpen bij het naleven van regelgeving dankzij veilige en gevalideerde gegevens, gecombineerd met ingebouwde rapporten.
Zijn er wijzigingen in de wetgeving? Dan spelen ERP-leveranciers hier proactief op in en worden er nieuwe updates uitgebracht voor de software. U ontvangt hiervan informatie en bent zo meteen ook op de hoogte.
9. Verbeterde supply chain
Voor bedrijven die zich bezighouden met het verplaatsen van fysieke goederen en productie, versterkt een ERP-systeem de supply chain op verschillende manieren. Deze verbetering resulteert in verkorte doorlooptijden, meer tijdige leveringen en vele andere voordelen die de algehele werking en het succes van uw bedrijf verbeteren.
Via een goed ontworpen ERP-platform kan uw supply chain beter en responsiever worden dankzij verbeterde vraagvoorspelling, voorraadbeheer, aankoop en meer. Een gestroomlijnde supply chain faciliteert ook productie-innovaties, die u kunnen helpen de kosten te verlagen en nieuwe producten te ontwikkelen die uw bedrijf het concurrentievoordeel geven dat het nodig heeft om voorop te blijven lopen.
Bovendien kan een ERP-systeem de winstgevendheid drastisch verbeteren en overschotten met betrekking tot voorraad en productie verminderen. Door een uniform inzicht in verkoop-, productie- en leveringsschema's kan het voorraadniveau worden geoptimaliseerd.
10. ‘Scalabilty’
Om het succes van uw bedrijf te garanderen, moet u de toekomst in de gaten houden. Maar al te vaak plannen bedrijven niet goed en ervaren ze serieuze groeipijnen die belemmeringen vormen tijdens hun vooruitgang. Het hebben van een systeem dat op een efficiënte wijze de groei van uw bedrijf kan ondersteunen, is van het grootste belang.
Het toevoegen van nieuwe functionaliteiten in functie van de groei van uw onderneming is bij de juiste ERP-leverancier mogelijk. Goede afspraken en communicatie zijn hierbij onontbeerlijk.
Bestaan er ook nadelen?
Naast voordelen zijn er aan ERP-systemen ook dikwijls nadelen en/of risico’s verbonden. Veel hangt af van de verwachtingen, de ERP-oplossing en -leverancier.
Hieronder een aantal zaken waar u best rekening mee houdt:
1. De kosten
De implementatie en het inrichten van een nieuw systeem kan een grote inspanning vragen. Gelukkig heeft u als bedrijf de mogelijkheid om hier een grote invloed op uit te oefenen. Neem voldoende tijd om u te informeren, vergelijk systemen en kies voor een leverancier die zijn diensten al bewezen heeft bij gelijkaardige organisaties. Goede afspraken en communicatie zijn hier de belangrijkste factoren.
2. Implementatie en onderhoud
Hoewel de software alleen al een grote investering is, moeten bedrijven rekening houden met de kosten van mankracht en tijd die nodig zijn voor een succesvolle implementatie. Uw werknemers moeten opleidingen volgen en het systeem leren kennen. Daarnaast moet alle infrastructuur geïnstalleerd en beveiligd worden. Een goede IT-partner kan u hier in ondersteunen, dit proces zo efficiënt mogelijk laten verlopen en u voordien al een inschatting geven van de kosten.
Veel ERP-leveranciers vragen dikwijls ook een vaste licentiekost per jaar voor nieuwe updates en ondersteuning bij het gebruik van het programma. Ze investeren immers ook jaarlijks resources om uw programma te blijven ondersteunen en uw medewerkers te helpen bij eventuele problemen.
Vandaag zijn er ook al heel wat SaaS-systemen (Software As A Service). IT-leveranciers bieden hun software aan op basis van een huurmodel. De initiële investering wordt zo geminimaliseerd en biedt ondernemers de kans om de kosten te spreiden. Zware investeringen op vlak van hardware en opleiding zijn minder vaak nodig.
3. Maatwerk
Maatwerk is één van de meest geapprecieerde aspecten van ERP-software, maar houdt wat risico’s in. Het aanpassen van uw software kost tijd, moeite, expertise en geld. Maar al te vaak onderschatten bedrijven hoeveel middelen er nodig zijn en maken ze hun aanpassing niet af of gaan ze ver boven het budget. Maatwerk kan ertoe leiden dat de ‘best practices’ die in het systeem zijn ingebouwd, niet meer optimaal functioneren en dat, voor sommige leveranciers, het in de toekomst moeilijker wordt om over te gaan naar de ‘volgende versie’.
Opnieuw: een goede analyse, afspraken en communicatie zijn hierbij superbelangrijk.
4. Complexiteit
Een ERP biedt vaak tal van mogelijkheden, maar dat betekent ook dat de software complex kan zijn en minder gebruiksvriendelijk. Sommige bedrijven investeren vaak in systemen die te groot of te ingewikkeld zijn voor hun processen, wat leidt tot een slechte ROI. Werknemers zijn bijgevolg ook niet te happig om het systeem dagelijks te gebruiken.
Vermijd systemen met meer functionaliteiten dan u nodig heeft, maar houd in uw achterhoofd ook rekening met de toekomst… Investeer in een degelijke gebruikerstraining gebaseerd op hun specifieke rol binnen de onderneming. Duidt een aantal key-users aan die alle opleidingen kunnen meevolgen en het systeem voor de volle 100% kennen.
Moet u investeren in (een andere) ERP of niet?
Wanneer u hierover een beslissing neemt is het belangrijk om zowel de voor- als nadelen tegenover elkaar op te wegen. Ook als uw bedrijf al over een ERP-systeem beschikt, kunt u de oefening maken of dit nog steeds voldoet aan de verwachtingen en u de voorgestelde voordelen ondervindt.
Voor de meeste bedrijven wegen de voordelen zwaarder door. Een sterk ERP-systeem biedt op langere termijn perspectief, tijd en ruimte om door te groeien. Bedrijfssoftware helpt u om de overheadkosten tot een minimum te herleiden en uw bedrijf winstgevender te maken.
