De 6 voordelen van een VOIP-systeem

Voice over internet protocol (VoIP) is een type telefoonsysteem dat gebruik maakt van een internetverbinding om gesprekken te voeren en te ontvangen, in plaats van een traditionele vaste telefoonlijn. De enige vereisten zijn een snelle internetverbinding en een VoIP-provider die de gesprekken afhandelt.

Het belangrijkste verschil tussen VoIP-telefoons en vaste telefoons is dat een vaste telefoon op een fysieke locatie is aangesloten met behulp van koperdraden. Een VoIP-telefoon daarentegen voert en ontvangt gesprekken via het internet en is niet gebonden aan een specifieke locatie.

Directe kostbesparing*

Bellen via IP telefonie is niet gratis. Wanneer je belt over de internetlijn moet je nog steeds belkosten betalen als je belt naar vaste en mobiele telefoonnummers. Bellen via VoIP is wel tot 60% goedkoper dan de traditionele telefoonlijnen. Voor internationale gesprekken kan dit oplopen tot 80%.

De kosten voor ISDN-lijnen verdwijnen helemaal. Voor twee gelijktijdige gesprekken betaal je ongeveer € 40/maand, dit kunt u terugvinden op de factuur van uw telefoonprovider (Telenet, Proximus). Voor 6 gelijktijdige lijnen betaalt u dus € 120/maand, wat neerkomt op een besparing van € 1.440 op jaarbasis.

Tot slot besparen bedrijven grondig op IT-infrastructuur. Vaste (dect-)toestellen zijn niet meer nodig. Aankoop- en onderhoudskosten verdwijnen.

*Aan de hand van uw laatste facturen kan Initeam een gerichte kosten-baten analyse opmaken.

Indirecte kostbesparing

VoIP-systemen helpen werknemers om verbonden te blijven met hun collega's terwijl ze op afstand werken. Dit bevordert de samenwerking, maar zorgt er ook voor dat u een snelle service biedt naar uw klanten. Daarnaast zijn veel 'add-on' functies (wachtrijen, groepsgesprekken, ...) bij traditionele systemen vaak betalend. VoIP-systemen beschikken meestal standaard over deze functies.

Koppeling met CRM & ERP

VoIP koppelen aan uw huidig CRM- en/of ERP is mogelijk. Zo zijn alle bedrijfscontacten gekend binnen uw VoIP-systeem en ziet u meteen wie er u opbelt. Voor werknemers op de baan is dit bijzonder handig, zo zoeken ze makkelijk op hun smartphone de juiste contactpersoon op. Ze hoeven daarvoor niet in te loggen in de administratie (of er eventueel toegang tot te hebben).

Overal bereikbaar & beschikbaar

Naast kostenefficiëntie is bereikbaarheid één van de grootste voordelen van VoIP voor bedrijven. 'Mobiele' werknemers en/of telewerkers zijn overal bereikbaar via een app op hun smartphone. Tijdens een vergadering of klantenbezoek is het eenvoudig om aan de hand van statussen binnenkomende oproepen te blokkeren.

Bijkomend voordeel is dat vertegenwoordigers, techniekers, ... steeds bellen met het zakelijke nummer en hun persoonlijke nummer afschermen naar de klant.

Schaalbaarheid

Een ander aantrekkelijk aspect is de intrinsieke schaalbaarheid van een VoIP-systeem. Iedere ondernemer geeft de voorkeur aan systemen die makkelijk meegroeien met zijn/haar bedrijf. Misschien opent u een nieuw filiaal, werft u extra personeel aan of heeft u meer capaciteit nodig tijdens bepaalde piekmomenten. Ongeacht het scenario kunt u makkelijk schalen met VoIP, zonder extra investeringen in specifieke hardware.

Betere geluidskwaliteit

Miscommunicatie is een vaak voorkomend probleem tijdens telefoongesprekken en kan een bedrijf bijzonder veel tijd en geld kosten. De taak van verkopers is al uitdagend genoeg, laat staan dat hij/zij zich telkens moet verduidelijken in een telefoongesprek met een anderstalige prospect (if you know, you know ;)). VoIP biedt een veel betere en volle geluidskwaliteit, zelfs bij lange-afstandsgesprekken.