Digitale facturatie en e-invoicing
Papieren facturen afdrukken en vervolgens opsturen via de post behoort gelukkig voor de meeste bedrijven al een tijdje tot het verleden.
Vandaag is het digitaal versturen van facturen in pdf-formaat de norm. De factuur wordt digitaal gemaakt en vervolgens ook zo verstuurd. De ontvanger van zo’n factuur moet jammer genoeg wel nog enkele manuele handelingen verrichten om het document te verwerken.
Digitale facturatie en specifiek e-invoicing biedt tal van voordelen voor bedrijven van elke omvang. In dit artikel verkennen we wat e-invoicing precies is, de voordelen, implementatie en de toekomst ervan.
Delen op
Wat is e-invoicing
E-invoicing verwijst naar de uitwisseling van facturen tussen leveranciers en klanten in een gestructureerd elektronisch formaat. Het gaat verder dan het simpelweg digitaliseren van papieren facturen, omdat e-invoicing een volledig geautomatiseerd proces mogelijk maakt dat de gegevens direct van het ene boekhoudsysteem naar het andere stuurt.
E-invoicing systemen bevatten doorgaans functies zoals automatische validatie van factuurgegevens, elektronische handtekeningen, en naadloze integratie met ERP-systemen. Deze systemen kunnen verschillende formaten ondersteunen, zoals XML, UBL, en PDF/A.
Verschil tussen digitale facturatie en e-invoicing
Hoewel de termen vaak door elkaar worden gebruikt, is er een verschil tussen digitale facturatie en e-invoicing. Digitale facturatie omvat het verzenden van facturen via e-mail of andere elektronische middelen, maar vereist mogelijk nog handmatige verwerking. E-invoicing daarentegen automatiseert het hele proces, van verzending tot ontvangst en boeking.
Wat zijn de voordelen van e-invoicing
- Efficiëntie en Nauwkeurigheid: e-invoicing elimineert veel van de handmatige stappen die bij traditionele facturatie komen kijken, wat leidt tot minder fouten en snellere verwerkingstijden. Het geautomatiseerde systeem valideert de gegevens automatisch, waardoor menselijke fouten worden verminderd.
- Kostenbesparingen: door de overgang naar e-invoicing kunnen bedrijven aanzienlijk besparen op papier-, print- en portokosten. Bovendien verlaagt het de operationele kosten door het verminderen van de tijd en middelen die nodig zijn voor factuurverwerking.
- Verbeterde Cashflow: e-invoicing versnelt het factureringsproces, wat leidt tot snellere betalingen. Dit verbetert de cashflow en maakt een beter beheer van de financiële middelen mogelijk.
Wat heeft u nodig om elektronisch te factureren
1. ERP software
Om een factuur in het juiste digitale formaat aan te maken (UBL) heeft u een ERP-pakket nodig. UBL staat voor Universal Business Language, een internationale standaard voor elektronische facturen. Boekhoudsoftware kan dit formaat onmiddellijk lezen en zo facturen automatisch inlezen en verwerken. Vanaf 2026 legt de Europese Unie alle bedrijven op om hun B2B-facturen elektronisch te versturen.
2. Toegang tot het Peppol-netwerk
Peppol is de Europese standaard voor het verzenden, ontvangen en verwerken van elektronische facturen. Het verzenden en ontvangen gebeurt via een toegangspunt (access point).
3. Document management systeem
Om documenten en facturen te verwerken heeft u een document management systeem nodig.
Conclusie
Digitale facturatie en e-invoicing bieden aanzienlijke voordelen op het gebied van efficiëntie, kostenbesparingen en cashflowbeheer. Door de juiste systemen te kiezen en te integreren, en door te voldoen aan wettelijke en beveiligingsnormen, kunnen bedrijven succesvol overstappen naar e-invoicing. De toekomst van e-invoicing is veelbelovend, met voortdurende technologische ontwikkelingen en wereldwijde adoptie.
