Digitale facturatie - Regelgeving en timing

Papieren facturen afdrukken en vervolgens opsturen via de post behoort voor het gros van de bedrijven gelukkig al een tijdje tot het verleden.

Vandaag is het digitaal versturen van facturen in pdf-formaat de norm. De factuur wordt digitaal gemaakt en vervolgens ook zo verstuurd. De ontvanger van zo’n factuur moet jammer genoeg wel nog enkele manuele handelingen verrichten om het document te verwerken.

E-invoicing of e-facturatie gaat een stap verder en opent de deur naar een volledig ‘automatisch’ en digitaal verhaal.

Aan de hand van bedrijfssoftware stel je eerst een factuur in UBL-formaat op. UBL staat voor Universal Business Language, een internationale standaard voor elektronische facturen. Boekhoudsoftware kan dit formaat onmiddellijk interpreteren en zo facturen automatisch inlezen en verwerken.In Europa is het Peppol-formaat de standaard. Binnenkort legt de Europese Unie alle bedrijven op om hun B2B-facturen elektronisch te versturen.

Timing

B2G (business to governement)

Deze verplichting tot elektronische facturatie treedt gefaseerd in werking naargelang de waarde van de overheidsopdracht of concessieovereenkomst.

1. 1 november 2022: verplichte elektronische facturatie voor overheidsopdrachten met een waarde vanaf 214.000 euro.
2. 1 mei 2023: verplichte elektronische facturatie voor overheidsopdrachten waarvan de geraamde waarde gelijk is aan of hoger is dan 30.000 euro.
3. 1 november 2023: verplichte elektronische facturatie voor overheidsopdrachten waarvan de geraamde waarde lager is dan 30.000 euro (met mogelijke uitzonderingen voor bedragen van minder dan 3.000 euro).

B2B (business to business)

Deze verplichting tot elektronische facturatie treedt gefaseerd in werking vanaf 2024 naargelang de verkoopcijfers.

1. juli 2024: bedrijven met een omzet > 9.000.000 EUR
2. januari 2025: bedrijven met een omzet > 700.000 EUR
3. juli 2025: alle bedrijven

Voordelen van UBL en Peppol

• Je facturen gaan niet meer verloren en komen vanzelf op de juiste plaats terecht.
• Klanten verwerken – en dus betalen – elektronische facturen vlotter.
• Er is minder risico op factuurfraude. Peppol is namelijk een beveiligd netwerk met een KYC-verplichting (Know Your Customer). Dat betekent dat je een bedrijf met de KYC-controle uitvoerig identificeert vooraleer je er een zakenrelatie mee opbouwt.