Hoe kies je de juiste bedrijfssoftware voor jouw organisatie?

Het kiezen van de juiste Enterprise Resource Planning (ERP)-software is een cruciale beslissing die de efficiëntie, productiviteit en uiteindelijk het succes van je bedrijf beïnvloedt. ERP-systemen integreren meerdere functies en bedrijfsprocessen in één alles omvattend systeem: Alle belangrijke operationele, commerciële en financiële informatie bevindt zich op één plaats (lees hier meer over wat ERP-software juist is).

Deze blogpost is gericht op zaakvoerders en/of beslissingsmakers binnen bedrijven te begeleiden bij de zoektocht naar de juiste bedrijfssoftware. Door het belang van grondige voorbereiding, marktverkenning en strategische planning te benadrukken, streven we ernaar je te voorzien van praktische adviezen en inzichten om de juiste ERP-software te kiezen die nauw aansluit bij jouw bedrijfsbehoeften.

Zodra je een beeld hebt van je kernfuncties, is het tijd om de markt te verkennen en te begrijpen welke oplossingen beschikbaar zijn. De markt is heel divers met oplossingen gericht op specifieke sectoren of oplossingen die zich juist heel breed richten. Voor kleine bedrijven tot grote ondernemingen.

Hieronder lijsten we de verschillende opties op en daarnaast ook de voor- en nadelen.

Verzameling van apps en systemen

Je kunt ervoor kiezen om meerdere systemen te combineren en deze met elkaar te laten spreken. Zo heb je een systeem voor klantenrelaties (CRM-software), een systeem voor offerte en orders, software voor het magazijn (WMS), ... Het grote voordeel is dat je vrijuit kunt combineren en de juiste software kunt selecteren voor iedere bedrijfstak. Het grote nadeel is dat deze systemen idealiter met elkaar gekoppeld zijn en dat deze koppelingen ook blijven werken in de toekomst. IT-kosten zijn verdeeld, onoverzichtelijk en als bedrijf heb je niet één aanspreekpunt bij problemen.

Horizontale bedrijfssoftware (platformen)

Horizontale software biedt een breed scala aan functionaliteiten die toepasbaar zijn op een grote verzameling van bedrijven. Deze software is ideaal voor kleinere bedrijven met eenvoudige bedrijfsprocessen. Daarnaast is de investering ook aanzienlijk kleiner. Het nadeel is dat je als bedrijf je vaak moet aanpassen aan bestaande processen binnen deze software wat kan leiden tot frustraties bij gebruikers en inefficiënties binnen de onderneming.

Verticale bedrijfssoftware (sectorspecifiek)

Verticale software richt zich op een specifieke sector en biedt in de meeste gevallen het meeste voordelen. Verticale software is intuïtief om mee te werken, biedt een snellere 'return on investment', er zijn frequente en relevante updates binnen de software en bovendien implementeer je meteen in je bedrijf 'best practices' dankzij de ervaring van je IT-partner. De kosten van deze software liggen meestal iets hoger, maar de baten wegen veelal een stuk zwaarder door. Initeam richt zich vooral op verticale oplossingen voor de meubelbranche, verhuursector en service- en installatiebedrijven.

Software op maat

Een andere optie is het ontwikkelen van software op maat. Deze aanpak houdt in dat je een softwareoplossing volledig laat ontwikkelen naar de specifieke behoeften en processen van je bedrijf. Het grootste voordeel hiervan is dat de software precies doet wat je nodig hebt zonder overbodige functies, wat kan leiden tot hogere efficiëntie en tevredenheid bij gebruikers. Het nadeel is dat de ontwikkelingskosten en tijdsinvestering aanzienlijk hoger kunnen zijn in vergelijking met standaard oplossingen. Echter, op lange termijn kan maatwerksoftware zich terugbetalen door betere prestaties, schaalbaarheid en een grotere flexibiliteit om in te spelen op toekomstige veranderingen en groei binnen je bedrijf.

Cloudgebaseerde vs. On-Premise Oplossingen

Cloudgebaseerde oplossingen krijgen vandaag vaak de voorkeur. Cloudsystemen bieden flexibiliteit en schaalbaarheid. Daarnaast zijn de initiële kosten meestal lager, aangezien ze via een abonnementsmodel werken. On-premise systemen betekenen meestal een grotere initiële investering voor de aanschaf van de hardware, maar bieden controle en zijn op langere termijn (meer dan 7 jaar) meestal goedkoper.

Kostenstructuren

De totale kosten van een ERP-systeem en/of bedrijfssoftware kunnen aanzienlijk verschillen. De grootte en complexiteit van je bedrijf speelt hierin een grote rol. Het is vooral belangrijk om de TCO, of de total cost of ownership, te bekijken over de tijd. Het type licentie (abonnement vs. aanschaf) en de kosten voor onderhoud en ondersteuning spelen hierbij een grote rol. Vooral dat laatste kan zorgen voor verrassingen. Het is belangrijk om hier duidelijke afspraken in te maken met je leverancier. Zorg ervoor dat je offertes en contracten zorgvuldig beoordeelt om verborgen kosten te vermijden.

Ga na of de leverancier ook een duidelijk plan heeft voor de implementatie van een nieuw ERP-systeem. De Implementatie kan complex en tijdrovend zijn, afhankelijk van de grootte van het bedrijf en de reikwijdte van het systeem. Enkele van de voornaamste uitdagingen omvatten het aanpassen van bedrijfsprocessen aan het nieuwe systeem, het overzetten van historische data, en het beheren van de verandering binnen de organisatie (misschien wel de grootste uitdaging).

Een gedetailleerd implementatieplan inclusief tijdslijnen, verantwoordelijkheden en vooropgestelde doelen biedt richting.

Concrete tips

Projectmanagement: zorg voor een team met duidelijke rollen en verantwoordelijkheden. Dit team bestaat uit zowel IT-specialisten, alsook vertegenwoordigers van van jouw bedrijf, dit zijn meestal de 'key-users'. Het is belangrijk om de implementatie aan te vangen met een duidelijke scope, waarbij er duidelijke afspraken worden gemaakt.

Gefaseerde implemenatie: afhankelijk van de grootte van de organisatie en opnieuw de reikwijdte van het systeem is het aan te raden om de implementatie gefaseerd uit te rollen. Dit maakt het makkelijker om meteen bij te sturen en dit zorgt er ook voor dat bij mogelijke problemen er minder impact bestaat op de bedrijfsvoering.

Datamigratie: migreren van data is meestal een zeer tijdsintensief gegeven en gebeurt meestal ook in meerdere test overzettingen, waarbij steekproefsgewijs wordt afgetoetst of de overzetting succesvol was of niet. Belangrijk is dat oude data eerst gezuiverd wordt en vervolgens wordt overgezet.

Training en acceptatie: investeer in trainingen en opleidingen voor je collega's. Een goed begrip van het systeem bevordert de acceptatie en minimaliseert de natuurlijke weerstand tegen veranderingen.

Initeam ontwikkelt gebruiksvriendelijke bedrijfssoftware voor bedrijven, zodat deze optimaal en efficiënt groeien. We verzorgen de gepaste IT-infrastructuur en digitale beveiliging. Daarnaast ondersteunen we de klant bij de implementatie van nieuwe applicaties.