Phenix retail - Sleeplife groep

Ongetwijfeld kent u het ook, het bekende deuntje uit de commerciële radiospots van Sleeplife. Phenix Retail, de coöperatieve vennootschap boven de in ergonomisch slaapcomfort gespecialiseerde winkels, zorgt ook op andere manieren voor een fris geluid in de meubelsector. Zo werkt het sinds dag één nauw samen met Initeam, waardoor onder meer de order- en facturatieflow rimpelloos verloopt. Wim Herman, managing director van Phenix Retail, verduidelijkt graag hoe dat in zijn werk ging.

In 2015 beslisten zestien voormalige Sleepy-winkels om een andere koers te gaan varen. Ze bundelden de krachten, richtten de coöperatieve vennootschap Phenix Retail op en gingen vanaf Nieuwjaar 2016 als Sleeplife-shops door het leven. Zo gezegd, zo gedaan, al moest er daarvoor achter de schermen heel wat cruciaal werk gebeuren. Eén aspect daarvan was de investering in een performant ERP-platform over de hele organisatie heen.

“Voor ons was het eigenlijk een vrij logische keuze om hiervoor te vertrouwen op de diensten van Initeam”, vertelt Wim Herman. “De meeste winkeluitbaters hadden al positieve ervaringen met eMeubel, het ERP-pakket van de aanbieder uit Izegem. Bovendien hadden we echt gespecialiseerde software nodig. Met een standaardpakket kunnen we weinig doen, door de miljoenen mogelijke combinaties die we in onze winkels kunnen verkopen. De flexibele aanpak en expertise van Initeam is daarom van goudwaarde voor ons. Bovendien werkt Initeam ook nauw samen met LS Bedding, waarvan wij de Ergosleep-producten exclusief verdelen.”

De grootste uitdaging die Initeam bij Phenix Retail moest tackelen, was het programmeren van een tussenlaag voor gecentraliseerde diensten. “Eigenlijk had Initeam bij ons drie grote digitale werven,” gaat Wim Herman verder. “Het eerste titanenwerk was het artikelbeheer, volledig transparant en vlot uitwisselbaar over al onze winkels heen. Daardoor konden we ook onze webshop up-to-date maken. Tegelijk moest de oplossing van Initeam wel de mogelijkheid voorzien om onze zelfstandige winkeluitbaters afzonderlijk nog nieuwe artikels te laten aanmaken. Uitdaging twee was de implementatie van een centraal facturatiesysteem, waarbij de bestellingen vanuit onze twintig winkels rechtstreeks naar de leveranciers vertrekken, maar de facturen van die aanbieders wel naar Phenix Retail komen. Ten derde moesten het artikelbestand en het gemeenschappelijk klantenbestand op één centrale server komen.”

“De veelzijdigheid van de vraag van Sleeplife, maakte dit voor ons een heel uniek project”, blikt Patricia Vandelanotte terug. “De symbiose tussen Sleeplife en Phenix Retail creëert een unieke samenwerking tussen zelfstandige winkeliers die veel samen doen, maar waarbij bepaalde zaken (bijvoorbeeld de boekhouding) toch nog apart verlopen. Dat heeft al tijdens de voorbereiding tot een heel intense samenwerking geleid. Doordat ze bij Phenix Retail heel goed wisten wat ze wilden en erg goed voorbereid waren, is alles vrij vlot kunnen verlopen.”

De hechte samenwerking tussen Initeam en Phenix Retail leverde de klant heel wat voordelen op. “De grootste troef is dat deze aanpak ons een volledig overzicht over alle cijfers biedt”, verklaart Wim Herman. “In partnerships tussen winkels en een overkoepelende groepering, beschikt de centrale doorgaans over weinig of onvolledige data. Dankzij de dagelijkse synchronisatie, weten wij van elke dag perfect wat er waar verkocht en gefactureerd is. Die gegevens zijn essentieel voor onze maandelijkse bezoeken aan elk van de twintig winkels, waarbij wij de belangrijkste KPI’s kunnen toetsen aan de groepsprestaties. In functie daarvan hebben we onze software gekoppeld aan een Power BI-tool. Dat laat ons toe heel vlot interne vergelijkingen te maken. Het IT-concept van Initeam geeft ons ook de mogelijkheid om in een vingerknip nieuwe winkels op te starten. Daarnaast hebben we nog tal van projecten die we met Initeam willen realiseren.”