Tuincentrum 'De Molen' en groothandel 'Terrabox'
Introductie
Tuincentrum De Molen, met vestigingen in Moen en Waarmaarde, staat bekend om haar mooie, sfeervolle winkels, kwaliteit en service. Onder leiding van Ann Verrue, Bart en Katrien Defraeye heeft het familiebedrijf zich ontpopt tot een ware pionier in de tuinsector. In 2023 werd De Molen bekroond tot tweede beste tuincentrum van Vlaanderen. Naast hun consumentenactiviteiten, hebben ze een grote stap gezet in de B2B-sector met de opening in 2022 van een nieuwe groothandelssite, Terrabox, specifiek voor tuinaannemers. Het aanbod verdelen ze ook op de webshops schorskopen.be en grindkopen.be.
In 2022 kwamen de mensen van Group DF (De Molen + Terrabox) aankloppen bij Initeam. Ann, Bart en Katrien hadden de ambitie om hun activiteiten verder te digitaliseren en alle activiteiten ook onder te brengen in één systeem. De combinatie van B2C en B2B maakte hun zoektocht complex. Na meerdere aanbieders te hebben overwogen, kozen ze voor Initeam, een partner met ervaring in beide sectoren én in de groensector (met klanten zoals Willaert en Donck).
Delen op
Een performant kassasysteem
"We waren in eerste instantie op zoek naar een performant kassasysteem. Het voorgaande systeem presteerde onvoldoende op vlak van snelheid en stabiliteit. Daarnaast was het correct bijhouden van de financiën een constante uitdaging. Vandaag beschikken we over een geavanceerd en cloudgebaseerd kassassysteem dat niet alleen snel functioneert, maar ook zorgt voor een vlotte dagelijkse controle van alle transacties. Op onze drukste dagen registreren we meer dan 1.000 nieuwe verkopen," aldus Ann.
Katrien vult aan: "Het kassasysteem is bovendien zeer gebruiksvriendelijk en biedt heel wat functionaliteiten die we absoluut nodig hebben in onze winkels. We kunnen nu eenvoudig cadeau-, tegoed- en waardebonnen genereren, klantenkaarten beheren en gepersonaliseerde bloemstukken registreren. Bovendien stelt het systeem ons in staat om speciale acties en kortingen efficiënt te beheren en een verscheidenheid aan betaalmethoden, waaronder ecocheques, te accepteren. Dit alles heeft niet alleen onze interne processen gestroomlijnd, maar biedt ook een verbeterde winkelervaring naar onze klanten."
Artikel-, prijs- en voorraadbeheer
"In het oude systeem was het een constante strijd om voorraadniveaus accuraat te beheren. Vooral voor de planten liepen we tegen problemen aan. We hadden te maken met dezelfde soort planten die in verschillende maten, kwaliteiten en potgroottes kwamen, maar geen systeem om die variaties adequaat bij te houden. Initeam ontwikkelde een vernuftig systeem om de verschillende variaties bij te houden, de voorraad correct bij te boeken en prijzen up-to-date te houden."
"Dankzij het nieuwe systeem kunnen we onze aan- en verkopen minutieus bijhouden, waardoor onze voorraad bijna 100% actueel is. Het systeem maakt ook regelmatige inventarisaties mogelijk door middel van scanners. 'Dode' plantjes kunnen we makkelijk registreren en verwijderen uit onze voorraad," vertelt Katrien.
Compleet plantenbestand via Artificiële intelligentie
Ann: "één van de grootste innovaties was de verrijking van ons plantenbestand met meer dan 10.000 Latijnse namen. Elke plant kreeg een uitgebreide commerciële omschrijving mee, inclusief details zoals bloeiperiode, schaduwtolerantie, droogtebestendigheid, enz. De eigenschappen variëren per categorie zoals coniferen, groenteplanten, kamerplanten, enz. Deze informatie werd gegenereerd door AI en toegevoegd aan de plantendatabase in meerdere talen. Het werk dat hiermee werd uitgespaard en de commerciële mogelijkheden spreken voor zich."
Vlotte implementatie en overgang
"De overstap naar een nieuw systeem brengt altijd een zekere spanning met zich mee, vooral in een dynamische winkelomgeving zoals de onze, waar de kassa's constant 'draaien'. Dankzij een goede voorbereiding is de implementatie en overgang naar het nieuwe systeem bijzonder vlot verlopen. Tijdens de eerste dag was er in iedere winkel een teamlid van Initeam aanwezig om meteen in te grijpen bij eventuele problemen en onze collega's verder te helpen," voegt Ann toe.
Groothandel Terrabox
Bart De Fraeye legt uit: "Terrabox is ontworpen met de professionele tuinaannemer in gedachten en biedt vrijwel alles wat ze nodig zouden kunnen hebben. Dit varieert enorm. We verkopen sommige items per stuk, terwijl we andere 'artikelen' in 'big bags', per ton of per lopende meter aanbieden. Het was cruciaal voor ons dat elk van deze verschillende artikelen correct werd geregistreerd om zo een accurate voorraadadministratie te kunnen voeren. De prijsstelling vormde hierbij een specifieke uitdaging; met staffelprijzen die moeten worden toegepast en prijzen die vaak per meeteenheid in plaats van per stuk worden berekend. Initeam kwam met een oplossing die aan al deze behoeften tegemoetkwam."
"Naast afhalingen ter plaatse, krijgen we ook bestellingen binnen van professionals die de fysieke winkel bezoeken en via de webshop. Het is essentieel dat de voorraad tussen al deze kanalen gesynchroniseerd wordt. Zowel de fysieke winkels als de webshop hebben de mogelijkheid om voorraad te reserveren binnen Terrabox, wat zorgt voor een gestroomlijnde operatie en tevreden klanten."
Snelle, correcte verkoop en facturatie
Bart benadrukt: "Het registratieproces van verkopen op de site moet efficiënt verlopen. Klanten rijden de weegbrug op, hun ladingen worden snel gewogen en geregistreerd, en binnen de kortste keren zijn ze weer onderweg. Aan het eind van de maand stellen we voor elke klant een samengestelde factuur op, met een duidelijk overzicht van alle transacties. Ons systeem zorgt ervoor dat geen enkele transactie over het hoofd wordt gezien en alles nauwkeurig wordt aangerekend."
Hij vervolgt: "We hebben ook een specifiek systeem ontwikkeld voor het beheren van leeggoed, zowel in de groothandel als in de winkel, bijvoorbeeld voor grasmatten. Dit is essentieel om onze voorraad en kosten nauwkeurig te beheren."
"Gezien alle afhalingen op krediet gebeuren, is een snelle facturatie en opvolging cruciaal voor het behouden van een stabiele cashflow. Dit systeem stelt ons in staat om onze financiën strak in de hand te houden en zorgt voor een vlotte bedrijfsvoering."
Gekoppelde boekhouding
Ann Verrue: "Toen we in 2023 de administratie van zowel onze winkels als de groothandel onder één gemeenschappelijk BTW-nummer plaatsten, hebben we ook de integratie met het boekhoudsysteem van Initeam doorgevoerd. Deze stap heeft geleid tot aanzienlijke tijdsbesparingen en heeft gezorgd voor nauwkeurige en correcte gegevens. Daarnaast is er vandaag een real-time overzicht op onze financiële status, iets wat vroeger niet het geval was. Zo houden we de vinger aan de pols en kunnen we gericht bijsturen."
"Binnenkort gaan we van start met onze digitale aankoopfactuurcontrole binnen de administratie. Dit betekent dat we met behulp van het systeem onze aankoopfacturen van handelsgoederen digitaal gaan controleren. Deze controle fungeert direct ook als de boeking van de factuur, wat onze efficiëntie verder verhoogt en ons in staat stelt om onze financiële administratie nauwgezet te beheren."
Geïntegreerde IT-infrastructuur
Bart De Fraeye: "Naast het opleveren van de bedrijfssoftware heeft Initeam ook de volledige IT-infrastructuur van onze groep op zich genomen. Zo hebben we één centraal aanspreekpunt voor alle IT-gerelateerde zaken. Dit biedt niet alleen gemak, maar is bovendien ook kostenefficiënt."
"Het opwaarderen van onze hardware was een essentieel onderdeel van dit proces. We hebben, waar nodig uiteraard, nieuwe pc's, scanners, tablets in gebruik genomen. Deze werden telkens geleverd en geïnstalleerd door Initeam. Hun ervaring met specifieke vereisten, waaronder het afdrukken van sleuf- en steeketiketten kwam zeker van pas. Belangrijk was ook de installatie van een nieuw Wifi-netwerk op de locatie van Terrabox en de overstap naar een nieuwe VoIP-telefooncentrale, genaamd 3CX. Dit heeft niet alleen geleid tot een besparing op onze maandelijkse factuur, maar heeft er ook voor gezorgd dat we niet meer moeten investeren in DECT-toestellen."
Security en continuïteit
"Dankzij Initeam werken we nu ook in een veilige en continue werkomgeving. Initeam beheert onze MS365-omgeving en neemt ook de beveiliging van onze digitale infrastructuur op zich. Elk toestel is goed beveiligd met de nodige antivirus- en monitoringsoftware. Cruciale back-upsystemen zijn geïmplementeerd om onze data te beschermen. Bovendien, met onze software die in de cloud draait, is er op elke site een redundantie van internetconnectiviteit geïnstalleerd, zodat we bij een storing automatisch overschakelen naar een andere provider."
Conclusie
"Toen we destijds de knoop doorhakten, was dit na grondige overweging. Ons doel is om onze organisatie vooruit te helpen en duurzaam te blijven groeien. Voor een dergelijke ontwikkeling zijn vergaande digitalisering en een betrouwbare partner essentieel. We zijn tevreden dat we gekozen hebben voor Initeam en plukken vandaag de vruchten van onze gezamenlijke inspanningen. De samenwerking heeft ons in staat gesteld om onze processen te optimaliseren, onze efficiëntie te verhogen en onze dienstverlening naar een hoger niveau te tillen," concluderen Ann, Bart en Katrien.
Wie is Initeam
Initeam ontwikkelt gebruiksvriendelijke bedrijfssoftware voor bedrijven, zodat deze optimaal en efficiënt groeien. We verzorgen de gepaste IT-infrastructuur en digitale beveiliging. Daarnaast ondersteunen we de klant bij de implementatie van nieuwe applicaties.
Gerelateerde artikelen
Werken bij ons?