Willaert groothandel
“IT-infrastructuur cruciaal voor optimalisering van workflow”
Plantengroothandel Willaert is trendsetter van digitalisering in eigen nichemarkt
Wie door continue verbeteringen van de eigen bedrijfsprocessen een hele sector op die trein laat springen, mag zich met recht en reden een pionier noemen. Het is een pluim die Willaert nv zeker op de eigen hoed mag steken. Het familiebedrijf met vestigingen in Roeselare en Oudsbergen bundelde vijftien jaar geleden de krachten met Initeam om stelselmatig de IT-infrastructuur te moderniseren. “Vanuit de overtuiging dat stilstaan achteruitgaan is, blijven we daarin investeren. We kijken er dan ook naar uit om samen met Initeam onze logistieke processen verder te stroomlijnen”, zegt zaakvoerder Rudy Vannevel.
Willaert nv is een familiebedrijf van het zuiverste water. De onderneming viert dit jaar de vijftigste verjaardag. De zaak werd destijds opgericht door de ouders van Els Willaert, die intussen samen met echtgenoot Rudy Vannevel de zaak leidt.
Delen op
Groothandelaar
“De onderneming was initieel een groentekwekerij”, vertelt Rudy Vannevel. “Omdat de stichters meer plezier beleefden aan het kweken van buitenplanten en bomen, stapten ze vrij snel over naar die activiteit en ontpopten ze zich snel tot een belangrijke leverancier van tuincentra. Door de jaren heen werd het belang van de eigen boomkwekerij afgebouwd en gingen we ons steeds meer toeleggen op onze rol als groothandelaar. We onderhouden al jaren uitstekende contacten met grote boomkwekerijen die onze belangrijkste leveranciers vormen, maar eigenlijk streven we op alle vlakken naar duurzame langetermijnrelaties met betrouwbare partners die stelselmatig met ons meegroeien.”
Noodzakelijke digitalisering
Tot circa vijftien jaar geleden was de IT-infrastructuur de achilleshiel van Willaert nv. “Dit is een vrij traditionele sector, die jarenlang heeft gewerkt met geschreven bestelbonnen. Pas na het hoogseizoen werden die allemaal verzameld om vervolgens de facturen uit te schrijven. We beseften dan ook dat digitalisering absoluut noodzakelijk was om de efficiëntie te verhogen. De eerste IT-partners met wie we in zee gingen, bleken na verloop van tijd niet aan onze verwachtingen te voldoen: de programma’s functioneerden niet naar behoren en ook de service liet te wensen over. We konden het ook niet appreciëren dat onze suggesties om programma’s beter te maken, werden gebruikt om ook andere klanten van het IT-bedrijf te helpen. Gelukkig konden we dat hoofdstuk afsluiten toen we in zee gingen met Initeam.”
Leeggoed
Initeam leverde in eerste instantie een performant boekhoud- en facturatiepakket, vrij snel kwam daar ook een gepaste oplossing voor de verwerking van leeggoed bij. Die eerste stappen plaveiden het pad voor een intensievere samenwerking. “We beseften dat we een op maat gemaakt ERP-pakket nodig hadden om onze aan- en verkoopprocessen, de logistiek en het voorraadbeheer krachtdadig aan te pakken. Dit is namelijk een heel specifieke nichemarkt met aparte noden. Dat heeft snel tot grote verbeteringen geleid.”
Volledig overzicht
Met de introductie van een webapplicatie voor leveranciers, naadloos gekoppeld aan het ERP-pakket, begon alles nog vlotter te lopen. “Dankzij deze aanpak communiceren we proactief met onze leveranciers”, stipt IT-verantwoordelijke Dimitri Casier aan. “We hebben nu ten allen tijde een integraal overzicht over hun aanbod, omdat zij op elk moment hun voorraad op onze webapplicatie kunnen aanpassen. Zo weten we snel welke (deel)orders we bij wie kunnen bestellen. Die nieuwe aanpak bespaart erg veel werk en tijd. Het zorgt er ook voor dat we onze klanten vlotter kunnen bedienen.”
Digitale duizendpoot
Het ERP-pakket van Initeam functioneert zowat als de digitale duizendpoot die de bedrijfsprocessen van Willaert stevig aanstuurt. “Het systeem voedt en communiceert met IT-componenten van andere aanbieders, zoals het ‘track & trace’-systeem en de webshop. Ook daarin waren we een pionier: de eerste digitale winkel dateert van 13 jaar geleden en onderging 6 jaar geleden een volledige metamorfose, waardoor de interfaces van het ERP-pakket en die van webshopbouwer volledig op elkaar zijn afgestemd. Op die manier hebben we op elk moment een correct beeld van het beschikbare aanbod en de prijzen. Niets is erger dan een bestelling binnen krijgen van producten die niet meer beschikbaar zijn. We merken dat zeker Belgische tuinaanleggers al goed vertrouwd zijn met het systeem: zeker één op de drie bestelt via de webshop. Dankzij de handige offertemodule die klanten zelf kunnen invullen, is de kans op fouten daar eigenlijk onbestaande en kunnen we hen heel snel een accuraat voorstel bezorgen. We hebben heel wat van onze partners uit de sector het duwtje in de rug gegeven om ook zelf in te zetten op automatisering”, vervolgt Dimitri Casier.
Nieuwe magazijnorganisatie
Willaert is actief in een heel piekgevoelige branche. Om die schommelingen nog beter op te vangen, bereidt het bedrijf intussen in nauw overleg met Initeam een nieuwe aanpak van de logistieke processen voor. “Het is de bedoeling een nieuw warehousemanagementsysteem te implementeren en dat aan het huidige ERP-pakket te koppelen. We koesteren de ambitie om alle binnenkomende goederen te identificeren en op een vaste plaats in ons magazijn te stockeren, zodat we het werk voor onze orderpickers verder kunnen vereenvoudigen. Op dit moment is het voor orderpickers die minder vertrouwd zijn met buitenplanten, vaak nog zoeken naar de juiste items voor een bestelling. Als we dat kunnen automatiseren, kunnen we in het hoogseizoen ook minder gespecialiseerde profielen aanwerven die dankzij de duidelijkere magazijnorganisatie toch heel efficiënt kunnen werken, met minder heftruckbewegingen.”
Exclusief maatwerk
Het moge duidelijk zijn: de link tussen Willaert en Initeam zal ook in de toekomst stevig blijven. “We appreciëren de één-op-één-relatie, die resulteert in verfijnd en exclusief maatwerk. Initeam denkt proactief mee om de gepaste IT-oplossingen te vinden voor de weg die wij willen inslaan. Bovendien ondersteunen ze ons ook op vlak van hardware. Die rol van totale IT-partner is Initeam op het lijf geschreven”, besluit Rudy Vannevel.
Gerelateerde artikelen
Werken bij ons?