Willaert
« L’infrastructure informatique est essentielle pour optimiser le flux de travail »
Le grossiste en plantes Willaert, pionnier de la numérisation sur son marché de niche
Si grâce à des améliorations continues de vos propres processus d’entreprise, vous permettez à tout un secteur d’embarquer dans le train, vous pouvez légitimement vous considérer comme un pionnier. Et c’est incontestablement le cas de Willaert S.A. Voici quinze ans, l’entreprise familiale implantée à Roulers et Oudsbergen s’est jointe à Initeam pour moderniser systématiquement son infrastructure informatique. « Convaincus que rester immobile, c’est reculer, nous continuons à investir. Nous sommes donc impatients de continuer à rationaliser nos processus logistiques avec Initeam », déclare le gérant, Rudy Vannevel.
Willaert S.A. est une pure entreprise familiale, qui fête cette année son cinquantième anniversaire. Elle a été fondée par les parents d’Els Willaert, qui la dirige aujourd’hui avec son époux, Rudy Vannevel.
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Grossiste
« Au départ, il s’agissait d’une entreprise de maraîchage », raconte Rudy Vannevel. « Comme les fondateurs retiraient plus de satisfaction de la culture des plantes d’extérieur et des arbres, ils sont très rapidement passés à cette activité et sont vite devenus un fournisseur important des jardineries. Au fil des ans, nous avons réduit la part de notre propre pépinière et nous nous sommes de plus en plus concentrés sur notre rôle de grossiste. Depuis des années, nous entretenons d’excellents contacts avec de grandes pépinières, qui sont nos principaux fournisseurs, mais nous visons en fait, sur tous les plans, des relations durables à long terme avec des partenaires fiables qui évoluent systématiquement avec nous. »
Numérisation nécessaire
Jusqu’il y a environ quinze ans, l’infrastructure informatique était le talon d’Achille de Willaert S.A. « C’est un secteur assez traditionnel, qui a utilisé pendant de longues années des bons de commande manuscrits. Ces bons n’étaient rassemblés qu’après la haute saison, puis les factures étaient émises. Nous nous sommes rendu compte que la numérisation était indispensable pour accroître notre efficacité. Après quelque temps, nos premiers partenaires en informatique se sont avérés incapables de répondre à nos attentes : les programmes ne fonctionnaient pas correctement et le service laissait à désirer. Nous n’avons pas non plus apprécié que nos suggestions d’amélioration des programmes soient utilisées pour aider d’autres clients de l’entreprise informatique. Heureusement, nous avons pu clôturer ce chapitre en faisant appel à Soft Naert, l’actuelle Initeam. »
Récipients consignés
Dans un premier temps, Initeam a fourni un logiciel de comptabilité et de facturation performant. Une solution adaptée pour le traitement des récipients consignés est rapidement venue s’y ajouter. Ces premiers pas ont ouvert la voie à une collaboration plus intense. « Nous avons pris conscience que nous avions besoin d’un logiciel ERP sur mesure pour gérer efficacement nos processus d’achat et de vente, la logistique et la gestion des stocks. Il s’agit en effet d’un marché de niche très spécifique, qui possède des besoins distincts. D’importantes améliorations ont ainsi rapidement vu le jour. »
Aperçu complet
Avec l’introduction d’une application web pour les fournisseurs, impeccablement liée au logiciel ERP, tout est devenu encore plus facile. « Grâce à cette approche, nous communiquons de manière proactive avec nos fournisseurs », souligne le responsable informatique, Dimitri Casier. « Nous disposons désormais en permanence d’un aperçu intégral de leur offre, car ils peuvent adapter leur stock sur notre application web à tout moment. Nous savons ainsi rapidement quelles commandes (partielles) nous pouvons passer auprès de chaque fournisseur. Cette nouvelle approche permet d’économiser beaucoup de temps et de travail. Elle nous permet également de servir plus facilement nos clients. »
Mille-pattes numérique
Le logiciel ERP d’Initeam peut-être comparé à un mille-pattes numérique qui dirige avec fermeté les processus d’entreprise de Willaert. « Le système alimente et communique avec les composants informatiques d’autres fournisseurs, tels que le système “track & trace” et la boutique en ligne. Là encore, nous avons été des pionniers : la première boutique numérique date d’il y a treize ans et a été complètement remaniée il y a six ans, ce qui a permis d’harmoniser les interfaces du logiciel ERP et du développeur de boutiques en ligne Corazon. Nous disposons ainsi à tout moment d’une image correcte de l’offre disponible et des prix. Il n’y a rien de pire que de recevoir une commande de produits qui ne sont plus disponibles. Nous remarquons que les jardiniers paysagistes belges, en particulier, sont déjà bien familiarisés avec le système : au moins un sur trois commande dans la boutique en ligne. Grâce au module de devis pratique que les clients peuvent compléter eux-mêmes, le risque d’erreur est inexistant et nous pouvons leur transmettre très rapidement une offre précise. Nous avons incité bon nombre de nos partenaires du secteur à se lancer eux aussi dans l’automatisation », poursuit Dimitri Casier.
Nouvelle organisation de l’entrepôt
Willaert est active dans un secteur particulièrement sensible aux pics d’activité. Afin d’encore mieux compenser ces fluctuations, l’entreprise prépare désormais une nouvelle approche des processus logistiques, en étroite concertation avec Initeam. « L’objectif est de mettre en œuvre un nouveau système de gestion de l’entrepôt et de le lier au logiciel ERP actuel. Nous avons l’ambition d’identifier toutes les marchandises entrantes et de les stocker à un endroit fixe dans notre entrepôt, afin de pouvoir simplifier davantage le travail de nos préparateurs de commandes. Pour le moment, les préparateurs de commandes qui sont moins familiarisés avec les plantes d’extérieur cherchent encore souvent les articles voulus. Si nous pouvons automatiser cette opération, nous pourrons recruter en haute saison aussi des profils moins spécialisés qui, grâce à une organisation plus claire de l’entrepôt, peuvent être très efficaces, avec moins de déplacements du chariot élévateur. »
Travail sur mesure exclusif
Soyons clairs : le lien entre Willaert et Initeam restera solide à l’avenir. « Nous apprécions la relation personnelle, qui se traduit par un travail sur mesure, affiné et exclusif. Initeam réfléchit de manière proactive à des solutions informatiques adaptées à la voie que nous voulons emprunter. En outre, ils nous soutiennent également en ce qui concerne le matériel. Ce rôle de partenaire informatique complet est parfait pour Initeam », conclut Rudy Vannevel.
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