DevilDoors - Industriële poorten

Klantvriendelijkheid is vandaag de dag amper nog realiseerbaar zonder digitalisering. Vanuit dat besef besliste DevilDoors in 2015 al te vertrouwen op de diensten van Initeam. “We hebben nog geen seconde spijt gehad van dit partnership, integendeel”, klinkt het enthousiast bij Andy Florissoone en Robin Verhulst van de dynamische serviceverlener uit Wervik.

DevilDoors profileert zich sinds dag één als een allround servicebedrijf voor poorten en deuren. “Als importeur van verschillende gereputeerde buitenlandse merken, leggen we ons toe op plaatsing, service, onderhoud en vervangingen”, verduidelijkt zaakvoerder Andy Florissoone. “In principe kunnen we elke onderneming helpen. Door onze expertise situeren onze grootste klanten zich onder meer in de voedingssector en de farmacie, waar aspecten als hygiëne, compartimentering en temperatuurcontrole essentieel zijn. Het belang van kwalitatieve deuren en (brand)poorten, onder meer in functie van kostenbesparing, is iets wat door leken vaak nog schromelijk wordt onderschat.”

Op aanraden van Clarklift Belgium, het Izegemse heftruckbedrijf van Hendrik Deceuninck, nam Andy zeven jaar geleden contact op met het huidige Initeam. “Ik was toen net bij DevilDoors aan de slag gegaan”, herinnert Robin Verhulst, lid van het directiecomité, zich. “Met het oog op onze groei en verdere evolutie hadden we nood aan een softwarepartner die onze behoeften veel beter kon invullen dan onze toenmalige leverancier deed. Met Initeam vielen alle stukjes spontaan op hun plaats: net als wij werken zij heel klantgericht en flexibel. Bovendien slagen ze erin om het vaak technische IT-jargon te vereenvoudigen naar mensentaal. In combinatie met de vlotte bereikbaarheid, de persoonlijke aanpak én het snelle maatwerk, leveren zij het voor ons gedroomde digitale verlengstuk van onze activiteiten.”

De digitalisering van de operationele processen was broodnodig voor DevilDoors. “Met eService bieden wij een oplossing die specifiek gericht is op ondernemingen die zich toespitsen op het onderhouden en herstellen van producten of installaties”, verduidelijkt Patricia Vandelanotte, zaakvoerder van Initeam. “De voormalige software van DevilDoors was wel geschikt voor de verwerking van verkopen, maar bood weinig mogelijkheden voor een vlotte flow van serviceactiviteiten.”

Initeam anticipeerde daarop door de servicemedewerkers van DevilDoors op pad te sturen met tablets, waar eService op is geïntegreerd. “Het programma omvat onder meer een gedetailleerde checklist die onze mensen moeten overlopen om een poort of deur in optimale conditie te houden”, gaat Robin Verhulst verder. “Het respecteren van al die aandachtspunten is geen overbodige luxe in productieomgevingen waar veiligheid en hygiëne van primordiaal belang zijn. De software biedt daarnaast het ideale houvast om de historiek van de werken voor elke poort en klant nauwgezet op te volgen. Op elk moment kunnen we de volledige geschiedenis van een product nagaan: hoe vaak zijn er al werken gebeurd, welke onderdelen zijn al vervangen, welke aanrijbeveiliging is voorzien, et cetera. Via eService weten we ook direct hoe lang onze mensen met een project bezig zijn geweest en welke materialen zijn gebruikt. Het nemen van foto’s helpt om de voor- en na situatie letterlijk in beeld te brengen.”

De nieuwe aanpak laat DevilDoors toe veel sneller te werken. “Aan de hand van de door onze technici gestelde diagnose – met heel nauwkeurige specificaties en millimeterprecieze afmetingen – kunnen onze interne medewerkers meteen zien welke wisselstukken nodig zijn, zodat onze magazijnier en planner er direct mee aan de slag kunnen. Dankzij die decentrale aanpak kunnen we interventies veel sneller uitvoeren dan in het papieren tijdperk. Naast die tijdbesparing gebeurt de informatieoverdracht ook veel transparanter en correcter. Bovendien krijgt de klant meteen digitale documentatie over welke werken er zijn gebeurd.”

Om dat laatste nog eenvoudiger te faciliteren, ontwikkelt Initeam een geüpdatete versie van het b2b-portaal voor waar klanten live op kunnen inloggen. “Op die manier hebben ze direct toegang tot alle technische gegevens van al hun deuren en poorten, de specifieke werken die er zijn gebeurd én het kostenplaatje dat daaraan is verbonden. Die data zijn essentieel om minder goed functionerende deuren of poorten mettertijd te vervangen door betere exemplaren. Zeker gezien de huidige hoge energieprijzen, is dat een aspect waar onze klanten terecht veel meer aandacht aan besteden”, aldus Robin Verhulst.

Als verdeler van Dynaco, dé Belgische referentie voor snellooppoorten, liet DevilDoors Initeam ook al een digitale ‘shop in shop’ creëren. “Daarbij is alles opgemaakt in de huisstijl van dit kwaliteitsmerk, zoals offertes, leverbonnen, facturen en dies meer.”

eService laat DevilDoors dus toe om het niveau van de klantgerichtheid te verbeteren én biedt nog andere pluspunten. “Op vlak van nacalculatie is dit programma eveneens van goudwaarde. Het zorgt voor een helder overzicht van de opbrengsten en kosten per klant, poort en project. Die kostenbatenanalyse is uiteraard van groot belang. Initeam heeft aan eService ook een Power BI-tool gekoppeld. Zo kunnen we met een paar klikken en in één oogopslag belangrijke cijfers zoals onze omzet, winst, marges en kosten zien, zowel globaal als per klant en/of project. Die inzichten vormen de basis om toekomstgericht de juiste strategische keuzes te maken.”

De tevredenheid van DevilDoors over Initeam weerspiegelde zich al in een nieuw project. “Mijn zoon Joppe is een gepassioneerd chocolatier”, vertelt Andy Florissoone trots. “Met DevilDelights is hij een eigen bedrijf gestart dat zich specialiseert in chocoladeproducten voor de b2b-markt, onder meer in de vorm van relatiegeschenken. Hoewel dit vanuit ERP-standpunt een totaal ander beheer vergt dan wat DevilDoors nodig heeft, is Initeam er in geslaagd om ook voor Joppe een uitstekende oplossing te voorzien. Het hoeft geen betoog dat wij de samenwerking met hen de komende jaren met plezier verder zetten.”